Kein Upload. Kein Server. Die Daten verlassen dein Gerät nicht.
PDF ist das Format, in dem die heikelsten Unterlagen unterwegs sind: Bescheide, Abrechnungen, Befunde, Auszüge. Entsprechend häufig steht am Anfang die Frage, wie sich daraus die personenbezogenen Angaben entfernen lassen, bevor die Datei weitergegeben oder einem KI-Werkzeug übergeben wird.
Ein PDF ist kein Textdokument, sondern eine Satzanweisung. Jedes Textstück steht an einer festen Position auf der Seite; es gibt keinen fortlaufenden Text, der sich beim Ändern neu umbrechen würde.
Damit entsteht ein Problem, sobald ein Wort ersetzt wird: Aus einem kurzen Namen wird ein längerer Platzhalter, aus einer langen Firmenbezeichnung ein kürzerer. Das Satzbild stimmt nicht mehr. In der Praxis führt das zu überlappenden Zeilen, abgeschnittenen Wörtern oder Text, der über den Seitenrand hinauswandert — und zwar nicht sichtbar fehlerhaft, sondern unauffällig genug, dass es beim Durchsehen übersehen wird.
Welches Format das ist, hängt vom Dokument und vom Tarif ab. Ab dem Plus-Tarif gilt: Erkennt die Anwendung ein zusammenhängendes Band tabellarisch gesetzter Zeilen, wird daraus eine Tabelle — bei wenigen Spalten als Word-Datei, bei umfangreicheren Daten als Excel-Datei. Besteht das Dokument aus Fließtext, entsteht eine Word-Datei, die dem ursprünglichen Aufbau folgt. Dokumente, die beides enthalten, werden gemischt ausgegeben: Tabellenteile als Tabelle, Fließtext als Fließtext. In den Tarifen darunter erhältst du den bereinigten Inhalt als Text (.txt oder .md) oder als einfache Excel-Tabelle ohne Formatierung.
Für die Weitergabe — etwa an eine Behörde, für eine Akteneinsicht oder eine Veröffentlichung — braucht es manchmal doch ein PDF. Dafür gibt es im Pro-Tarif das geschwärzte Bild-PDF. Es löst das Problem auf anderem Weg: Statt Text zu ersetzen, wird jede Seite als Bild gerendert, die vergebenen Stellen sowie Formularfelder und Anmerkungen werden schwarz übermalt, und aus den Bildern entsteht ein neues PDF. Darin steckt kein Text mehr, der sich markieren oder herauskopieren ließe.
Der Preis dafür: Das Ergebnis ist nicht durchsuchbar, nicht barrierefrei und hat keine Links. Vor dem Download siehst du jede Seite und prüfst sie selbst. Bei gescannten Seiten schwärzt die Anwendung nach der Texterkennung, immer das ganze erkannte Wort — was die Texterkennung übersehen hat, etwa eine Unterschrift oder ein Stempel, bleibt sichtbar. Zurückübersetzen lässt sich ein Bild-PDF nicht; für die Arbeit mit einer KI ist der Weg über Word oder Excel der richtige.
Die Begriffe werden oft gleichgesetzt, bezeichnen aber zwei verschiedene Vorgänge.
Beim Schwärzen wird eine Fläche über den Text gelegt. Das ist optisch wirksam und technisch folgenlos: Der Text bleibt in der Datei enthalten und lässt sich markieren, kopieren oder aus der Dateistruktur auslesen. Es gibt bekannte Fälle, in denen auf diese Weise geschwärzte Dokumente vollständig wiederhergestellt wurden.
Beim Pseudonymisieren wird der Text ersetzt. Im Ergebnis steht an dieser Stelle ein Platzhalter, die ursprüngliche Angabe ist nicht mehr vorhanden. Die Zuordnung zum Original bleibt ausschließlich auf deinem Gerät, sodass sich eine KI-Antwort später zurückübersetzen lässt.
Wer tatsächlich ein geschwärztes PDF braucht, bekommt es im Pro-Tarif als Bild-PDF. Dort liegt kein Balken über dem Text — der Text ist gar nicht mehr in der Datei.
Neben Personen- und Organisationsnamen, Adressen, Orten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vor allem die formatgebundenen Kennzahlen, bei denen die Erkennung besonders zuverlässig arbeitet, weil sie rechnerisch geprüft werden können:
Anmerkungen und Formularfelder werden mit ausgelesen — in PDF-Dateien aus Behörden- und Kanzleiabläufen stehen dort regelmäßig Namen, die im Seitentext gar nicht vorkommen. Konnten die Anmerkungen einzelner Seiten nicht gelesen werden, wird das ausdrücklich gemeldet.
Die eingebaute KI-Anfrage ist optional. Du kannst die pseudonymisierte Arbeitskopie herunterladen, in deiner eigenen KI bearbeiten lassen — etwa ChatGPT, Claude, Copilot oder die KI deines Unternehmens — und das Ergebnis im Reiter „Ergebnis & Re-Pseudo“ wieder hochladen oder einfügen. Soll die KI etwa einen Bescheid zusammenfassen oder eine Abrechnung erklären, sieht sie dabei nur Platzhalter wie [PERSON_001]; diese muss sie unverändert lassen. Zurückübersetzt wird lokal in deinem Browser. Ab dem Plus-Tarif kommt das Ergebnis als Word- oder Excel-Datei zurück, darunter ohne die ursprüngliche Formatierung; für Word- und Excel-Dateien muss dieselbe Browser-Sitzung noch offen sein.
Als bearbeitbares PDF nicht. Ab dem Plus-Tarif kommt das Ergebnis als Word-Datei zurück, bei tabellarischen Dokumenten wahlweise als Excel-Datei; in den Tarifen darunter als Text oder als einfache Excel-Tabelle ohne Formatierung. Der Grund ist die Beschaffenheit des Formats: In einem PDF ist jedes Textstück an eine feste Position gesetzt. Ersetzt man einen Namen durch einen Platzhalter anderer Länge, verschiebt sich das Satzbild, und Zeilen können überlappen oder abgeschnitten werden. Ein Ergebnis auszuliefern, das unbemerkt Inhalt verliert, wäre schlechter als ein ehrlicher Formatwechsel. Im Pro-Tarif gibt es zusätzlich ein geschwärztes Bild-PDF: ein neues PDF aus Seitenbildern, in dem die vergebenen Stellen geschwärzt sind und kein Text mehr enthalten ist.
Ja, sie werden mit ausgelesen und einbezogen. Falls die Anmerkungen einzelner Seiten nicht gelesen werden konnten, wird das ausdrücklich gemeldet, statt stillschweigend ein leeres Ergebnis zu liefern. Diese Unterscheidung ist wichtig: Nichts gefunden zu haben und nicht nachsehen gekonnt zu haben sind zwei verschiedene Aussagen.
Ab dem Plus-Tarif ja. Ein Scan ohne hinterlegte Texterkennung enthält nur ein Bild, keinen auslesbaren Text — es gibt für die Erkennung zunächst nichts zu lesen. Ab dem Plus-Tarif führt die Anwendung die Texterkennung selbst aus, im Browser und mit einem monatlichen Seitenkontingent; die Vollständigkeit bestätigst du dabei je Seite. In den Tarifen darunter müssen solche Dateien vorher durch eine Texterkennung laufen. Enthält das PDF bereits eine Textebene, wie es bei digital erzeugten Dokumenten der Fall ist, funktioniert die Verarbeitung ohne diesen Schritt.
Nein, und der Unterschied ist bedeutsam. Ein schwarzer Balken in einem PDF ist eine Grafik über dem Text; der Text bleibt in der Datei und lässt sich herauskopieren. Hier wird der Text nicht verdeckt, sondern durch einen Platzhalter ersetzt — die ursprüngliche Angabe ist im Ergebnis nicht mehr enthalten. Ein echtes geschwärztes PDF, in dem der Text nicht mehr steckt, erzeugt die Anwendung im Pro-Tarif als Bild-PDF.
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